12.04.2016 13:49

Как создать архив?

Практически каждая компания хотя бы иногда сталкивается с необходимостью заказывать услуги архива. Многие фирмы пользуются такими услугами на регулярной основе. И в большинстве случаев это является оправданным и абсолютно грамотным решением.

Виды архивных услуг

Но что же подразумевается под этим понятием? Что же входит в категорию услуг, которые вам могут оказать архивариусы? Разумеется, первое, что приходит в голову, это то, что они могут создать архив документов организации. Но это далеко не всё. Подобные компании могут провести аудит ваших документов, могут организовать хранилище на территории вашей компании, а могут предоставить вам услуги по размещению бумаг в их собственном хранилище. Не редко к ним обращаются из-за консультационными услугами. Дело в том, что многие руководители стремятся к тому, чтобы все работы в компании выполнялись штатными сотрудниками. Но неподготовленный человек вряд ли способен организовать архив правильно. Поэтому такие руководители выделяют деньги на обучение своих сотрудников, чтобы затем они проводили эти работы без участия сторонних лиц. Ещё одна сфера, в которой активно применяются услуги компаний-архивариусов – это уничтожение документов, в том числе конфиденциальное уничтожение.

«Но неужели нельзя просто вынести бумаги на помойку?», — спросите вы. Нельзя. Особенно, если речь идёт о важных файлах, к которым не должны иметь доступ ваши конкуренты. Большинство компаний, предлагающих услугу уничтожения бумаг, могут провести операцию в присутствии сотрудника вашей фирмы. Уничтожение происходит следующим образом: все подлежащие ликвидации бумаги измельчаются, а затем отправляются на целлюлозно-бумажный комбинат, чтобы пойти в переработку. Таким образом, от этих конфиденциальных файлов не останется и следа: из них будет получена новая, чистая бумага.

Можно ли справиться своими силами?

В большинстве случаев, да, можно. Другой вопрос, сколько времени, сил и средств на это потребуется. Взвесить это может только каждый конкретный руководитель компании. Если вы убеждены, что работы не так много, можете попробовать разобраться сами. Если же трудозатраты кажутся чрезмерными, лучше сразу же обратиться к специалистам.

Среди архивариусов есть такое негласное правило: средняя компания, работающая в сфере малого предпринимательства, накапливает объем бумаг, который она не может разобрать самостоятельно, примерно за три года. Разумеется, срок варьируется. Но, как правило, если вы проработали уже несколько лет и не занимались созданием архива, то справиться самостоятельно, без участия профессионалов, будет сложно. Взвесьте свои возможности и примите правильно решение. Но не откладывайте, иначе дальше будет сложнее.